Pelatihan Kepemimpinan Situasional : Apa, Mengapa dan Bagaimana

Tulisan berikut adalah seri pelatihan kepemimpinan, dan topik yang saya bawakan adalah kepemimpinan situasional atau situational leadership. Mungkin diantara pembaca ada yang belum mengetahuinya, ataupun bila Anda pernah belajar sebelumnya saya yakin pembahasan materi training ini akan merefresh kembali pemahaman yang telah kita miliki sebelumnya ya. Yang penting kita punya growth mindset disini supaya kita bisa terus menerus meningkatkan kualitas pribadi sebagai seorang profesional di bidangnya.

Yang saya bagikan dalam blog ini mengacu ke materi pelatihan kepemimpinan yang biasa saya bawakan dalam kelas-kelas training khususnya untuk topik situational leadership. Semoga Anda bisa merasakan dan membayangkan seakan sedang hadir di dalam kelas tersebut ya. Ayo, mari kita mulai…

Sejarah Teori Situational Leadership

Kita mulai dari sejarah teori kepemimpinan situasional. Situational Leadership adalah teori kepemimpinan yang dikembangkan oleh Paul Hersey dan Ken Blanchard pada akhir tahun 1960-an. Mereka menulis topik tersebut secara mendalam pada buku “Management of Organizational Behavior” yang kemudian menjadi text book dan sudah terbit hingga edisi yang ke sepuluh.

Awalnya teori ini dinamakan Life Cycle Theory of Leadership, kemudian pada pertengahan 1970-an berganti nama menjadi Situational Leadership Theory. Sekitar akhir 1970-an hingga awal 1980-an kedua penulis tersebut akhirnya berpisah dan mengembangkan teori kepemimpinan situasional tersebut sendiri-sendiri. Paul Harsey menyebutnya sebagai Situational Leadership Model, sedangkan Ken Blanchard menamakannya Situational Leadership II.

Jadi teori kepemimpinan ini sudah berusia lima dekade ya, cukup tua juga dan ternyata masih relevan hingga hari ini. Training situational leadership sendiri telah banyak diajarkan kepada para leader dari berbagai level di seluruh dunia. Wow, luar biasa ya! Jadi sudah semestinya bila kita sebagai pemimpin juga memahami apa itu kepemimpinan situasional, mengapa kita membutuhkannya dan bagaimana menggunakan keterampilan tersebut. Silahkan disimak terus ya tulisan ini. Jangan lupa, siapkan segelas kopi hangat dan camilan supaya tetap fokus… hehee.

Apa Itu Kepemimpinan Situasional

Situational leadership atau kepemimpinan situasional adalah leadership style (gaya kepemimpinan) yang digunakan seorang leader yang berbeda-beda, disesuaikan dengan tingkat perkembangan para pengikutnya atau follower readiness. Kita akan belajar seberapa fleksibel seorang pemimpin menyesuaikan gaya kepemimpinan-nya dan seberapa baik pemimpin tersebut mengenali tingkat follower readiness tadi itu dan memilih leadership style yang tepat.

Bila seorang pemimpin menguasai keterampilan ini maka dia akan lebih efektif lagi menjadi pemimpin transformasional. Yakni pemimpin yang menguasai situasi dengan menyampaikan visi yang jelas kepada para pengikutnya, dan membawa semua anak buahnya itu dengan penuh semangat dan komitmen untuk mencapai visi sukses bersama tersebut.

Dari pemahaman ini artinya tidak ada satu gaya kepemimpinan yang terbaik. Kepemimpinan yang efektif bergantung sesuai situasi dan kondisi. Seorang pemimpin yang sukses akan selalu agile untuk mengadaptasi gaya kepemimpinan yang paling tepat. Inilah mengapa situational leadership skill penting untuk kita kuasai dengan baik.

3 Keterampilan yang Dibutuhkan dalam Situational Leadership

Keterampilan situational leadership membutuhkan tiga keahlian yang perlu dikuasai oleh seorang pemimpin. Yakni: goal setting, diagnosis dan matching. Kita singkat menjadi GDM supaya mudah diingat ya.

I. Keterampilan Goal Setting

Goal setting atau keterampilan menetapkan tujuan adalah kemampuan penting yang mesti dikuasai seorang leader. Goal setting adalah bagian dari siklus manajemen kinerja atau performance management. Kita bahas dulu ya apa manajemen kinerja itu, terdiri dari tahapan apa saja dan apa intinya.

Esensi Manajemen Kinerja

Performance Management terdiri dari tiga bagian utama yaitu:

1. Perencanaan Kinerja (Performance Planning)

2. Monitor, Coaching dan Support

3. Evaluasi Kinerja (Performance Evaluation)

Goal setting adalah bagian dari proses perencanaan kinerja dan akan menjadi dasar untuk kedua tahap berikutnya dari manajemen kinerja. Penetapan tujuan harus ditetapkan secara jelas, spesifik, terukur dan ada waktunya. Ingat akronim SMART Goal, kan? Dan idealnya kita menetapkan tiga sampai lima goal terpenting atau what matter most.

Salah satu tool management yang bisa membantu Anda untuk menyusun goal setting dengan efektif dan menjadi tren belakangan ini serta semakin banyak digunakan oleh perusahan paling inovatif di dunia adalah OKR. Apa itu OKR ?

OKR adalah singkatan Objectives and Key Results. Yang berarti cara menentukan tujuan (goal-setting) dan apa tolak ukur (metrics) yang mengukur pencapaian tersebut. Konsep OKR secara sederhana dikenalkan oleh Andy Grove, tokoh legendaris Intel pada era 1980an. Kemudian dipopulerkan oleh John Doerr, mantan karyawan Intel, yang kini adalah seorang pemodal ventura yang pernah dinobatkan majalah Forbes sebagai “The 40th Richest in Tech”. Pada 2017 John Doerr menerbitkan bukunya yang kemudian menjadi bestseller “Measure What Matters: OKRs: The Simple Idea that Drives 10x Growth”.

OKR telah membantu banyak perusahaan raksasa teknologi, mulai dari Intel hingga Google, mencapai pertumbuhan yang dahsyat. Pembahasan tentang konsep Objectives & Key Results, apa manfaat OKR hingga perbedaannya dengan KPI (Key Performance Indicator) dapat Anda simak dalam tulisan-tulisan saya yang lain ya.

"OKR mempunyai andil membawa pertumbuhan bisnis Google puluhan kali lipat hingga kini," Larry Page, Google Co-founder

Tahap berikutnya dari siklus manajemen kinerja di atas adalah melakukan monitoring, coaching dan support secara teratur. Dalam pelatihan OKR saya menamakan aktifitas ini sebagai OKR check-up, dan biasanya saya menganjurkan peserta training untuk melakukan proses review ini mingguan.

Tahap berikutnya dari performance management adalah proses performance evaluation. Disini yang biasanya departemen HRD akan meminta Anda mengumpulkan form evaluasi kinerja, entah enam bulanan atau tahunan. Data ini yang kemudian akan dipakai sebagai dasar kenaikan gaji maupun promosi karyawan Anda.

Menurut Anda, dari ketiga bagian siklus manajemen kinerja tersebut, bagian mana yang hampir tidak pernah dilakukan oleh sebagian besar perusahaan?

Jawabannya adalah bagian kedua yakni: monitoring, coaching dan support. Disinilah bagian terpenting dari proses tersebut, namun banyak leader lalai untuk melakukannya aktifitas tersebut. Sebuah riset yang pernah dilakukan oleh Stacia S.Garr dari Deloitte, mengatakan bahwa semakin sering perusahaan melakukan review goal setting-nya maka akan semakin tinggi hasil kinerja yang didapatkannya. Wow! Jadi penting sekali para pemimpin melakukan monitoring kinerja timnya dengan lebih sering ya.

"Perusahaan yang melakukan goal setting kuartalan atau lebih sering mempunyai kinerja 3,5 X lebih tinggi dibandingkan rata-rata industrinya," Stacia S. Garr

II. Keterampilan Diagnosis Kepemimpinan Situasional

Keterampilan kepemimpinan situasional yang kedua adalah diagnosis. Disini pemimpin perlu belajar mendiagnosis tingkat perkembangan orang-orang yang bekerja sama dengannya dalam setiap target pekerjaan mereka. Istilahnya follower readiness. Metaforanya seperti seorang dokter yang mendiagnosa pasiennya dengan tepat, sebelum memberikan obat yang paling efektif. Sama halnya dengan seorang pemimpin penting untuk mempunyai kemampuan mengenali kompetensi para pengikutnya.

III. Keterampilan Matching Kepemimpinan Situasional

Selanjutnya, seorang pemimpin melakukan matching. Inilah keterampilan ketiga dalam kepemimpinan situasional yang perlu seorang leader kuasai. Matching adalah keterampilan untuk menyesuaikan gaya kepemimpinan yang sesuai dengan tingkat perkembangan para pengikutnya. Efektifitas pemimpin disini tergantung seberapa cakap Anda mendiagnosa anak buahnya dan memilih leadership style yang tepat.

Sekarang kita akan masuk lebih dalam lagi untuk membahas teori kepemimpinan situasional ini lebih detil lagi ya.

4 Leadership Style dalam Kepemimpinan Situasional

Dalam teori kepemimpinan situasional terdapat 4 gaya kepemimpinan yang berbeda-beda untuk setiap jenis situasi yang berbeda. Leadership style tersebut adalah S1 Directing, S2 Coaching, S3 Supporting dan S4 Delegating. Huruf S itu menandakan Style ya. Keempat gaya kepemimpinan tersebut adalah hasil perpaduan antara perilaku direktif dan suportif dari sang pemimpin. Mari kita kupas satu per satu pengertiannya seperti apa ya.

Leadership Style S1 Directing

Ditandai dengan gaya kepemimpinan dimana perilaku direktifnya tinggi sedangkan suportif rendah. Peran pemimpin sangat sentral disini, yakni dalam memberikan directing (pengarahan), sedangkan kurang dalam hal memberikan dukungan kepada pengikutnya. Leader disini cenderung bertindak dengan menginstruksikan bawahannya dengan rinci apa, bagaimana, dan kapan tugas-tugas harus dilakukan. Pemimpin mengawasi pekerjaan anak buah secara langsung. Para pengikut disini tidak memiliki inisiatif, semua bersifat top down dari sang pemimpin. Pemimpin yang menentukan peran anak buahnya. Bentuk komunikasinya satu arah dan pemecahan masalah serta pengambilan keputusan diprakarsai oleh pemimpin.

Leadership Style S2 Coaching

Sering disebut juga gaya selling ditandai dengan gaya kepemimpinan dimana perilaku direktif masih tinggi, namun tindakan suportif dari pemimpin juga tinggi. Peran pemimpin masih sentral disini, namun pemimpin juga memberikan dukungan atau support yang tinggi terhadap pengikutnya untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Disini pemimpin mulai mengembangkan relasi dan membangun percaya diri anak buahnya. Gaya ini muncul di kala kompetensi anak buah meningkat sehingga pemimpin perlu terus menyediakan sikap membimbing, akibat anak buahnya tadi belum siap mengambil tanggung-jawab penuh atas proses dalam pekerjaannya. Komunikasi sudah mulai dua arah, pemimpin mendengarkan saran, dan ide para pengikutnya. Adapun kontrol pengambilan keputusan tetap di tangan sang pemimpin.

Leadership Style S3 Supporting

Gaya ini ditandai dengan gaya kepemimpinan dimana perilaku direktif rendah, dan perilaku suportif pemimpin tinggi. Disini leader mulai mengurangi porsi memberikan instruksi dan lebih banyak memberikan dukungan kepada bawahan mereka. Fokus kontrol bergeser ke anak buah. Gaya ini muncul dimana pengikut merasa percaya diri dalam melakukan pekerjaannya sehingga pemimpin tidak perlu bersikap sebagai pengarah. Hubungan sudah tidak lagi top down, melainkan juga bottom up, dimana pemimpin melibatkan para pengikut dalam proses pengambilan keputusan. Jadi pengambilan keputusan dilakukan bersama pemimpin dan bawahannya. Peran pemimpin adalah menfasilitasi dan tetap memelihara komunikasi terbuka dengan anak buahnya dimana pemimpin menjadi pendengar yang baik serta siap membantu bawahannya. Para pengikut disini sudah memiliki kompetensi untuk melakukan tugas-tugasnya dengan baik. Gaya kepemimpinan disini mendorong individu untuk saling berbagi ide.

Disini tugas utama pemimpin adalah memelihara kualitas hubungan antar individu atau kelompok. Ingat, dalam teori Conversational Intelligence yang pernah kita bahas sebelumnya dikatakan, bila kita ingin membangun budaya yang efektif, hal itu tergantung kualitas dari relasi atau hubungan yang ada di antara orang-orang dalam tim; dan hal itu tergantung kualitas komunikasi yang terjadi setiap hari demi hari.

Leadership Style S4 Delegating

Ditandai dengan gaya kepemimpinan dimana perilaku direktif dan suportif sama-sama rendah. Disini ditandai para pengikut yang lebih dominan dalam membuat perencanaan dan mengimplementasikan tugas-tugasnya dengan caranya sendiri. Bila ada masalah, si pemimpin membahas masalah dan mencari kesepakatan bersama atas definisi masalah tersebut. Namun pemimpin bukan membahas ‘cara’ menyelesaikan masalah tersebut. Anak buah disini sudah sangat berkompeten dan bisa jalan sendiri. Pengambilan keputusan ditangani sendiri oleh anak buah, si leader cukup mendapat update statusnya. Tugas seorang pemimpin hanyalah memonitor kemajuan pekerjaan anak buahnya.

Diagnosis 4 Development Level Individu dalam Kepemimpinan Situasional

Setelah Anda memahami keempat leadership style dalam kepemimpinan situasional tersebut, saatnya untuk belajar mendiagnosa tingkat perkembangan bawahan Anda. Dalam teori situational leadership, tingkat perkembangan individu tersebut dapat dilihat dari dua aspek yakni kompetensi dan komitmen.

Pengertian kompetensi adalah perpaduan antara tiga hal yaitu: knowledge atau pengetahuan yang dimiliki seseorang dalam area spesifik tertentu; skills atau keterampilan yaitu kecakapan seseorang untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu; dan task atau tugas, yakni pekerjaan yang wajib dkerjakan yang menjadi tanggung-jawab dirinya.

Pengertian komitmen disini adalah perpaduan antara motivasi individu untuk menyelesaikan suatu tugas, dan level confidence (kepercayaan diri) dalam menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik.

Terdapat 4 tingkat perkembangan anak buah yang ditandai dengan D1, D2, D3 dan D4. Huruf D disini menunjukan Development level. D1 menunjukan developing (masih berkembang) hingga D4 menunjukan developed (telah berkembang dengan baik). Mari kita kupas satu per satu ya.

Development level D1

Level ini ditandai dengan kompetensi yang rendah namun komitmennya tinggi. Anak buah disini mempunyai antusias yang tinggi dan siap untuk belajar, walau dia belum punya kompetensi tertentu. Contohnya karyawan yang baru bergabung, atau orang yang baru dimutasi ke bagian lain.

Development level D2

Level ini ditandai dengan kompetensi yang rendah hingga sedang, namun komitmennya rendah. Disini kompetensi anak buah meningkat namun belum siap mengambil tanggung-jawab penuh atas proses dalam pekerjaannya.

Development level D3

Level ini ditandai dengan tingkat kompetensi yang sedang hingga tinggi, sedangkan tingkat komitmennya bervariasi. Disini kompetensi anak buah telah meningkat, dan mereka sudah tidak perlu terlalu diarahkan seperti di level D2. Level komitmen bisa bervariasi mungkin ada yang masih kurang percaya diri, atau ada hambatan lain dalam pekerjaan bawahan tersebut. Disinilah kebutuhan dukungan dari sang pemimpin dinantikan. Pemimpin yang mau menjadi pendengar yang baik serta siap membantu mereka.

Development level D4

Level ini ditandai dengan tingkat kompetensi yang tinggi dan tingkat komitmen juga tinggi. Individu disini sudah berkompeten sehubungan dengan pekerjaannya dan termotivasi penuh untuk untuk mengambil tanggung-jawab atas pekerjaannya.

Dari penjelasan di atas Level D4 adalah kondisi yang diinginkan oleh setiap pemimpin, bukan? Idealnya begitu, namun kenyataannya tidak selalu indah ya. Salah satu alasannya karena mencari anak buah di level D4 itu biasanya langka dan nilainya ‘mahal’. Alasan lainnya orang itu tidak selalu berada di level D4, namun bisa kembali ke level D1 misalnya ketika dia mendapat tugas atau proyek baru. Dia mulai belajar lagi dari awal di level D1.

“Development Level is Task Specific”

Ingat, development level ini tergantung spesifik tugas yang diberikan bukan tergantung orangnya. Dulu orang yang sama sangat kompeten dalam suatu tugas tertentu, namun ketika dia mendapat penugasan yang baru bisa jadi dia kembali ke awal, dan belum berkompeten dalam hal tersebut.

Disinilah pentingnya kita sebagai leader mengembangkan terus anggota tim kita supaya mereka terus meningkat level kompetensi dan komitmennya terhadap perusahaan yang kita pimpin.

Menyesuaikan Gaya Kepemimpinan dan Tingkat Perkembangan Individu

Hubungan Leadership Style dan Development Level

Berdasarkan pengertian leadership style dan development level di atas maka kita bisa me-matching-kan atau mencocokkan gaya kepemimpinan yang sesuai dengan tingkat perkembangan atau kesiapan anak buah Anda. Matriks yang saya gambarkan di atas akan membantu kita untuk mencocokkannya. Penjelasan matriks itu adalah bahwa tingkat direktif/pengarahan yang tinggi menunjukan tingkat kompetensi yang rendah. Sedangkan tingkat direktif yang rendah menunjukan bahwa individu mempunyai kompetensi yang tinggi. Demikian pula tingkat suportif yang tinggi menunjukan level komitmen yang rendah, dan tingkat suportif yang rendah mengambarkan bahwa individu mempunyai level komitmen yang tinggi.

Jadi untuk development level D1 maka gaya kepemimpinan yang sesuai gunakan S1 Directing. Demikian pula untuk D2 gunakan gaya S2 Coaching/Selling. Sedangkan untuk level D3 gunakan gaya kepemimpinan S3 Supporting. Dan terakhir, untuk development level di D4 maka gunakan leadership style S4 Delegating.

Berdasarkan keempat gaya kepemimpinan di atas, tidak ada yang dikatakan gaya yang paling efektif bagi seorang pemimpin. Mengapa begitu? Ya, karena pemimpin yang efektif itu harus fleksibel dan adaptif di setiap situasi yang ada. Dari sinilah asal mula istilah kepemimpinan situasional, kan? Gaya kepemimpinan perlu kita sesuaikan dengan tingkat kesiapan anak buah yang berbeda-beda.

Experiential Learning dalam Training Situational Leadership

Saya percaya bahwa belajar dengan pengalaman riil akan membuat proses belajar lebih efektif dan lebih diingat oleh peserta. Karena itu experiential learning dipakai sebagai salah satu metode dalam pelatihan kepemimpinan disini. Experiential learning adalah proses pembelajaran melalui pengalaman, lebih spesifiknya melalui refleksi atas pengalaman yang telah dilakukannya. Jadi penting sekali ketika belajar kita mempraktekkan materi training situational leadership yang ada.

Di sesi ini peserta pelatihan kemudian melakukan simulation game dalam kelompok, dimana setiap kelompok akan ditentukan siapa ketua kelompok beserta gaya kepemimpinan yang harus diperankannya ketika memimpin anggota tim-nya. Tiap kelompok mendapat proyek yang harus diselesaikan dalam kelas training tersebut. Dalam akhir sesi simulasi permainan kepemimpinan tersebut, setiap peserta diminta merefleksikan hasil pembelajaran (lesson learned) yang telah didapatkannya.

Satu hal lagi yang penting dalam experiential learning adalah mengadopsi konsep gamification dalam proses pelatihan. Gamification dalam dunia edukasi adalah pendekatan yang memanfaatkan elemen-elemen dari sebuah game yang kemudian dipakai dalam lingkungan pembelajaran. Tujuan menggunakan gamification tentu saja supaya peserta training merasa fun dan menikmati proses belajar serta meningkatkan engagement, dan menginspirasi mereka untuk terus-menerus belajar. Hal ini sesuai dengan semangat growth mindset juga ya.

Untuk mengevaluasi pemahaman materi kepemimpinan situasional di atas, selanjutnya kita akan melakukan test kepada peserta melalui pemutaran video klip beberapa film. Peserta diminta untuk menebak gaya kepemimpinan apa yang digunakan oleh tokoh dalam film tersebut.

Terakhir, supaya semakin mengingat materi utama kepemimpinan situasional ini, maka setiap peserta diberikan satu set Situational Leadership Cards yang mudah untuk dibawa, dan dapat mengingatkan kembali pada materi-materi pelatihan yang telah dipelajari.

Demikian training situational leadership dilaksanakan dan kita tutup dengan komitmen bersama seluruh peserta untuk mempraktekkan dalam area kerjanya secara nyata, dan terus menerus belajar meningkatkan keterampilan kepemimpinan ini.

“Jalani Hidup seakan Anda akan Meninggal Besok Belajarlah seakan Anda akan Hidup Selamanya”

Semoga sharing di atas bermanfaat untuk Anda semua ya!

#situationalleadership #kepemimpinansituasional #leadership #manajemenkinerja #performancemanagement #goalsetting #leadershipdevelopment #kepemimpinan #OKR #conversationalintelligence #jimmysudirgo

*Cover Image by Gerd Altmann