Bagaimana peran pemimpin ketika menghadapi situasi krisis seperti yang sedang terjadi saat ini, pandemi virus corona atau COVID-19 ? Apa yang Anda lakukan ketika krisis itu datang di organisasi yang Anda pimpin? Anda bertindak gegabah, atau sebaliknya tidak melakukan apa-apa dengan harapan krisis akan berlalu dengan sendirinya?
Dalam kondisi krisis, orang pertama yang dicari dan ditunggu ‘suara’-nya adalah sang pemimpin. Seseorang yang diharapkan tahu bagaimana mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang sedang timbul. Jadi dari situasi pandemi seperti saat ini, bisa menjadi kesempatan pembelajaran yang baik untuk para leaders meningkatkan kompetensinya menangani kondisi-kondisi krisis yang sedang terjadi. Metaforanya seperti melatih otot-otot kita untuk menjadi pemimpin yang semakin kuat menghadapi tekanan dan kesulitan yang ada, dan keluar sebagai pemenang. Ya, menang atas segala situasi yang sulit dan tetap bertahan alias tidak putus harapan.
Nah, disinilah kita akan belajar crisis leadership skillyang efektif. Crisis leadership terdiri dari kata crisis yang berarti kondisi kesulitan, masalah atau bahaya yang tinggi. Contohnya wabah virus corona karena dalam waktu singkat telah menyebar secara global hingga ditetapkan oleh WHO sebagai pandemi. Kata leadership sendiri berarti tindakan memimpin sekelompok orang atau sebuah organisasi. Jadi crisis leadership secara bebas bisa diartikan sebagai tindakan yang dilakukan seorang pemimpin ketika menghadapi kondisi kesulitan atau bahaya yang tinggi, dan bagaimana pemimpin tersebut secara efektif mengurangi dampak kondisi krisis tersebut pada organisasi yang dipimpinnya.
Tindakan yang bisa diambil oleh seorang pemimpin disini tentu bisa dilakukan sebelum situasi krisis terjadi, atau selama mengalami situasi tersebut, dan setelah masa krisis lewat. Misalnya menghadapi pandemi virus corona, bagaimana tindakan pemimpin mengantisipasi sebelum dampak krisis dialami secara langsung alias langkah-langkah pencegahan, sampai kepada tindakan apa yang mesti dilakukan bila terkena langsung krisis tersebut. Nanti setelah situasi telah teratasi, pembelajaran apa yang bisa diambil untuk mencegah situasi krisis tersebut tidak terulang lagi di kemudian hari.
Semua rencana tindakan ini biasanya dituangkan dalam BCP (Business Continuity Plan). Yakni pedoman bagaimana sebuah organisasi merencanakan keberlangsungan bisnisnya ketika menghadapi situasi krisis. Sederhananya, kita perlu memikirkan semua aspek yang bisa meminimalkan semua resiko bisnis yang mungkin dihadapi.
Resiko operasional bisnis perlu dipertimbangkan mulai dari aspek manajemen SDM atau orang-orang yang ada supaya tetap bisa berkinerja secara penuh. Bagaimana upaya menjaga, melindungi dan memastikan SDM selalu tersedia. Bahkan untuk meminimalkan resiko, bisa jadi top level manajemen tidak boleh berada dalam satu tempat yang sama, supaya ketika ada satu orang yang terdampak masih ada backup orang yang lain. Contoh lainnya yang sedang marak saat ini dengan kebijakan work from home (WFH).
Aspek yang perlu diperhatikan berikutnya adalah terjaminnya fungsi proses dan bisnis tetap berjalan. Langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan aktifitas bisnis tetap berlangsung. Termasuk bila perusahaan Anda sudah menggunakan sistem informasi terkomputerisasi. Rencana cadangan apa yang hendak disiapkan untuk memastikan sistem operasional tetap berjalan tanpa gangguan.
Resiko lain yang perlu dikelola adalah manajemen pemasok dan pelanggan. Bagaimana memastikan pasokan yang berkelanjutan seandainya ada gangguan yang dialami suplier. Bagaimana misalnya bila sebuah wilayah di-lock-down sehingga pasokan dari tempat tersebut terhenti. Demikian pula bagaimana memastikan pemenuhan atas permintaan pelanggan, misalnya dengan menyiapkan cadangan bila ada satu lokasi produksi yang terganggu.
Tidak kalah pentingnya pedoman dalam hal komunikasi, baik ke pihak internal maupun eksternal organisasi. Pedoman dan langkah-langkah menghadapi situasi krisis perlu di-sharing-kan kepada semua stakeholder, supaya mereka memahami apa yang sedang terjadi dan turut mendukung upaya meminimalkan dampak resiko yang mungkin terjadi.
3C untuk para leader dalam situasi krisis
Selanjutnya, tindakan penting yang harus dilakukan oleh para leader dalam konteks crisis leadership setidaknya ada tiga hal utama, yang kita singkat 3C supaya mudah diingat ya. Ini adalah bagian penting dalam mengelola krisis dari sisi dimensi manusia-nya. 3C adalah akronim dari Communication, Clarity dan Caring.
Komunikasi adalah keterampilan yang paling penting dalam mengelola krisis. Lakukan komunikasi seintens mungkin, bila perlu setiap hari selalu di-update perkembangan kondisi yang ada. Manfaatkan semua saluran komunikasi yang tersedia, untuk memberi rasa tenang kepada orang-orang yang Anda pimpin. Ingatlah bahwa komunikasi yang efektif akan berdampak pada pengalaman yang dirasakan oleh orang-orang yang ada.
Tindakan penting berikutnya adalah membangun Clarity. Tindakan ini diawali dengan melihat dan memahami suatu permasalahan secara jelas dan utuh, hingga mengkomunikasikan langkah-langkah untuk mengatasi situasi krisis tersebut. Bila dilakukan dengan baik tindakan ini akan membangun clarity atau kejelasan bagi setiap orang yang terlibat. Dalam Conversational Intelligence kita belajar bahwa manusia akan merasa takut atau kuatir, bila dihadapkan pada ketidakpastian atau sesuatu yang tidak mereka pahami.
Visi bersama akan membangun harapan dalam benak setiap orang untuk bersama-sama mengatasi kondisi krisis yang sedang dihadapi. Bersama kita bisa! Ini sekaligus menjadi sebuah momen untuk semakin menyatukan dan mempererat kesatuan tim, menguatkan engagement yang ada. Dan, tidak kalah pentingnya leader dituntut pula mempunyai caring atau rasa peduli terhadap orang-orang yang dipimpinnya. Diperlukan pemimpin yang mempunyai empati terhadap orang yang dipimpinnya sehingga hal ini akan semakin meningkatkan rasa percaya terhadap kepemimpinannya.
Jadi peran pemimpin ketika menghadapi situasi krisis adalah dengan membangun kualitas komunikasi yang baik sehingga memberikan kejelasan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk mengelola dan meminimalkan resiko atas krisis yang terjadi. Dan, bagaimana leader dengan ketulusan dan empati yang diwujudkan dengan tindakan nyata, semakin membangun trust di hati para pengikutnya.
“Badai Pasti Berlalu”, seperti lagu lama ciptaan Chrisye, biarlah ini juga menjadi doa dan harapan kita bersama untuk bersama-sama segera melewati kondisi yang ada, dan keluar sebagai seorang pemenang. Pemenang atas kehidupan. Indonesia pasti bisa!