Dalam topik manajemen kinerja kali ini kita akan mengulas pengertian dari Agile Performance Management, dan mengapa kita memerlukannya dalam situasi VUCA dan penuh ketidakpastian seperti saat ini, serta bagaimana menerapkannya di area kerja kita.
Pengertian Manajemen Kinerja
Sebelumnya kita samakan dulu pengertiannya ya. Performance Management atau Manajemen Kinerja adalah proses untuk memastikan bahwa serangkaian kegiatan yang dilakukan secara sistematis, efektif dan efisien dapat membantu mencapai tujuan yang diinginkan organisasi.
Esensi proses manajemen kinerja meliputi kegiatan-kegiatan seperti menetapkan goal/tujuan bersama, terus-menerus melakukan evaluasi pencapaian, umpan balik dan proses coaching yang berkesinambungan untuk meningkatkan kinerja, termasuk kegiatan pelaksanaan program pengembangan karyawan dan penghargaan atas pencapaian serta sebaliknya bila tidak berhasil apa yang akan dilakukan.
Apabila kita melakukan kegiatan-kegiatan Performance Management di atas, maka saya percaya kita akan mendapat banyak manfaat antara lain : menjaga kestabilan kinerja karyawan, mengetahui kekuatan dan kelemahan karyawan, memberikan feedback yang tepat sasaran dan efisien. Tentu saja hal-hal tersebut akan membantu meningkatkan kinerja karyawan dengan mendorong pemberdayaan karyawan, motivasi implementasi mekanisme imbalan atau penghargaan yang efektif. Jadi dapat pula digunakan untuk menentukan kompensasi, kenaikan gaji, struktur upah dan lain sebagainya. Yang tidak kalah penting, proses manajemen kinerja akan dapat meningkatkan sistem komunikasi dua arah antara Atasan dan Bawahan.
Apa Perbedaan Traditional vs Agile Performance Management
Traditional Performance Management adalah pendekatan konvensional yang melihat manajemen kinerja hanya sebagai kumpulan aktifitas yang bertujuan untuk mengukur, menilai, mengevaluasi kinerja karyawan yang dilakukan tahunan atau setahun dua kali. Pada akhir proses kegiatannya si karyawan akan menerima hasil penilaian dan perubahan gaji dan atau bonusnya. Disini jarang terjadi komunikasi untuk menentukan langkah-langkah secara kongkrit menyangkut pengembangan si karyawan ke depan.
Agile Performance Management adalah sistem manajemen kinerja yang lebih menyeluruh dan sangat mengutamakan keterlibatan dan kerjasama berbagai pihak, terutama Atasan dan Bawahannya dan berlangsung sepanjang tahun. Disini ada mekanisme feedback yang berkesinambungan dan komprehensif dalam mengelola kinerja karyawan secara efektif.
Jadi konsep Agile Performance Management lebih berfokus pada proses sebagai tujuan akhirnya. Disini kunci kesuksesannya adalah pola pikir perbaikan terus-menerus atau continuous improvement mindset. Sistem manajemen kinerja yang agile sifatnya lebih kolaboratif dan melibatkan komunikasi yang efektif dan umpan balik yang berkelanjutan sepanjang tahun.
Melihat pengertian dan fokus di atas, maka Agile Performance Management dapat disebut juga sebagai Continuous Performance Management karena sifatnya yang berkesinambungan tadi. Pendekatan sistem manajemen kinerja yang modern ini dapat membangun kepercayaan dalam lingkungan kerja karena karyawan diberdayakan untuk mengontrol pengembangan dirinya sendiri.
Mengapa Kita Perlu Agile Performance Management
Menurut saya kebutuhan ini tergantung faktor eksternal dan internal. Faktor eksternal berhubungan dengan kebutuhan bisnis yang kerap berubah, tidak pasti dan semakin kompleks atau istilahnya VUCA sehingga dituntut untuk mempunyai mindset perbaikan terus-menerus. Kondisi eksternal ini membutuhkan sistem manajemen kinerja yang adaptif.
Adapun faktor internal mengapa kita membutuhkan Agile Performance Management, menurut saya bisa dilihat dari beberapa hal.
Kalau kita mau jujur, sulit buat Atasan untuk mengingat kinerja yang baik dari Karyawan bila tidak dilakukan secara terus-menerus. Bisa terjadi kinerja yang baik selama 10 bulan dan bulan ke-11 ada kesalahan, si Atasan hanya ingat kondisi yang terakhir. Karena nila setitik, rusak susu sebelanga. Masuk akal?
Faktor pertimbangan yang lain, kita membutuhkan lebih banyak ruang bagi karyawan untuk tumbuh dan berkembang dan mengurangi kelemahan mereka. Tidak cukup hanya menilai dan mengevaluasi kinerja karyawan karena ini hanya melihat pada masa lalu. Yang lebih penting justru melihat ke masa depan, yakni apa area pengembangan yang dibutuhkan karyawan tersebut secara keseluruhan. Pendekatan ini sifatnya strategis karena sangat berorientasi ke masa depan sesuai kebutuhan organisasi, dan mengarah pula ke arah pengembangan karir karyawan tersebut.
Hal lain bila sistem manajemen kinerja dilakukan tanpa mengkomunikasikan tujuan dan ekspektasi yang jelas maka akibatnya sistem tersebut sering tidak selaras dengan tujuan level di atasnya, atau bahkan tujuan organisasi. Sebaliknya bila kegiatan ini dilakukan secara terus-menerus maka komunikasi tujuan atau target akan lebih baik, dan bila tidak selaras pun bisa dengan segera diperbaiki.
Hal penting lainnya adalah tentang otonomi. Kita tahu bahwa keleluasaan otonomi yang diberikan kepada karyawan saat melakukan tugas mereka adalah salah satu elemen penting dalam motivasi. Sifat manajemen kinerja yang agile adalah meningkatkan kolaborasi karena ada aliran ide yang terus-menerus. Hal ini mendorong kreatifitas dan pengembangan diri serta meningkatkan rasa memiliki pada Perusahaan.
Bagaimana Melakukan Agile Performance Management
Jadi Tradisional maupun Agile Performance Management keduanya sama-sama bertujuan menilai kinerja karyawan. Namun sistem manajemen kinerja tradisional tersebut secara objektif berfokus pada kinerja karyawan dan evaluasi, sedangkan Agile Performance Management berfokus pada pengembangan Karyawan dan Organisasi ke depan.
Ringkasan Perbedaan Tradisional vs Agile Performance Management
Tren dalam beberapa tahun belakangan ini, semakin banyak organisasi yang mengadopsi konsep Agile Performance Management melalui implementasi OKR (Objectives & Key Results). Analoginya OKR ini ibaratnya payung yang menjadi kerangka organisasi secara keseluruhan. Dan salah satu di dalamnya terdapat elemen Performance Management yang mempunyai karakteristik agile seperti uraian di atas.
Perusahaan-perusahaan paling inovatif di dunia seperti Intel, Google, Linkedln, Amazon, Airbnb, Spotify dan sebagainya, telah menerapkannya. Yakni mereka sama-sama menggunakan sistem manajemen OKR.
Apa itu OKR? OKR (Objectives and Key Results) adalah alat untuk menerjemahkan visi organisasi menjadi realitas sehari-hari. OKR akan membimbing semua karyawan dalam sebuah organisasi memfokuskan pada hal-hal prioritas, menyelaraskan semua unit di dalamnya, serta menilai siapa yang berhasil dan siapa yang masih belum berhasil, sekaligus membangun mindset melakukan lebih dan lebih lagi dalam kehidupannya.
OKR dapat menjadi solusi dalam mengimplementasikan Agile Performance Management dalam konteks yang komprehensif secara keseluruhan di dalam Perusahaan.
Akhirnya kembali kepada kita, apa yang akan kita lakukan sekarang? Adakah hal konkrit yang bisa dilakukan yang akan membuat Perusahaan kita menjadi lebih baik setelah memahami konsep di atas?
Semoga sharing di atas bermanfaat untuk Anda semua.
Salam hangat dan tetap semangat!