Pelatihan Manajemen Perubahan: Apa, Mengapa dan Bagaimana

Training Pelatihan Manajemen Perubahan Indonesia Change Management - Jimmy Sudirgo

Tulisan ini adalah seri training change management. Sebelumnya saya telah mengulas pentingnya sumber daya manusia (SDM) di perusahaan memiliki ciri-ciri super agile. Kita akan lanjutkan dengan bagaimana melakukan manajemen perubahan secara efektif. Yuk, mari kita simak ya…

Change (Perubahan) dipicu dari luar maupun dalam organisasi. Contoh pemicu perubahan dari luar organisasi seperti competitor (pesaing), customer (pelanggan) dan perubahan itu sendiri.

Perubahan dari dalam organisasi adalah perubahan yang bersumber dari internal dalam perusahaan itu sendiri. Misalnya perubahan people, struktur organisasi, atau perubahan proses bisnis dan lain sebagainya.

Fakta atau Mitos?

Menurut Anda pernyataan di bawah ini termasuk fakta atau mitos?

Silahkan coba menebaknya dulu sebelum melihat jawabannya ya.

Orang akan selalu beradaptasi dengan perubahan?

Manajer saya tahu bagaimana mengelola perubahan?

Perubahan pasti terjadi, Anda tidak perlu mengelolanya?

Berikut jawaban dan penjelasannya ya.

Orang akan selalu beradaptasi dengan perubahan? Ini adalah mitos. Faktanya orang akan menolak perubahan bahkan sampai perusahaan menderita pun mereka bisa jadi tidak peduli.
Manajer saya tahu bagaimana mengelola perubahan? Ini adalah mitos. Faktanya tidak semua manajer di organisasi manapun serta merta mampu mengelola perubahan. Seri pelatihan change management seperti ini adalah sarana untuk belajar manajemen perubahan dengan baik. Seringkali banyak manajer tidak punya skills yang dibutuhkan untuk mengelola perubahan. Bahkan bila punya keterampilan pun, mereka terjebak dalam rutinitas sehari-hari dan tidak sempat memikirkan program change yang ada
Perubahan pasti terjadi, Anda tidak perlu mengelolanya? Ini adalah mitos. Faktanya : Salah besar! Terlalu banyak faktor yang dapat mempengaruhi dan mensabotase perubahan, jadi change perlu dikelola dengan baik. Apalagi di era VUCA ini

“Definisi gila adalah melakukan hal yang sama terus-menerus, dan mengharapkan hasil yang berbeda” – Albert Einstein

Change tidak terjadi dengan sendirinya, dibutuhkan sebuah kerangka berpikir yang solid termasuk sebuah rencana dan proses, serta orang-orang yang terampil untuk mendesain, mengimplementasikan dan mengantisipasi implikasi dari perubahan tersebut.

Jadi Apa Itu Change Management

Menurut wikipedia, manajemen perubahan adalah proses mengembangkan pendekatan perubahan yang terencana dalam sebuah organisasi. Tujuan umumnya adalah memaksimalkan semua manfaat demi semua orang yang terlibat dengan perubahan, dan meminimalkan resiko kegagalan dari implementasi perubahan tersebut. Change management terutama berurusan dengan perubahan di aspek manusianya.

Jadi Change management adalah proses sistematis untuk mengaplikasikan pengetahuan, tools dan sumber daya yang dibutuhkan untuk membuat orang yang menjadi target perubahan tersebut berubah. Manajemen perubahan adalah proses, tools dan teknik untuk mengelola perubahan dari aspek manusianya untuk mencapai hasil bisnis yang diinginkan.

Penyebab Umum Perubahan Gagal Dilakukan

Hambatan kesuksesan perubahan yang paling sering terjadi adalah HUMAN RESISTANCE. Bila kita bisa mengatasi resistensi tersebut, maka perubahan yang diharapkan akan terjadi lebih cepat dan lebih lancar. Inti dari manajemen perubahan adalah memahami mengapa orang itu tidak mau (resisten) berubah dan bagaimana untuk mengatasi hal itu.

Mengapa Orang Tidak Mau Berubah

Bila Anda menemui tanda-tanda seperti ini mungkin itu menjadi gejala resistensi yang terjadi. Misalnya produktifitas menurun, banyak keluhan, sengajar memperlambat, tidak antusias untuk belajar, absen meningkat, mengundurkan diri dan lain sebagainya.

Mengapa orang tidak mau berubah. Beberapa hal ini bisa menjadi contoh-contoh penyebab mengapa karyawan kita tidak mau berubah, misalnya:

Tidak mau meninggalkan kondisi saat ini Sudah nyaman, sudah biasa dengan pekerjaannya
Tidak mau pergi ke mana perusahaan akan pergi Tidak mau direlokasi, tidak mau menggunakan teknologi baru, atau menerima budaya kerja yang baru.
Tidak mau menjalani proses perubahan dan melakukan hal yang baru
Tidak melihat ada rencana perubahan yang dibuat oleh orang yg berkompeten
Pernah dikecewakan pada masa lalu
Hasil positif perubahannya dipandang tidak sebesar dengan pengorbanan yang dilakukan

Change vs Comfort Zone

Anda mau maju atau mau nyaman?

Kemajuan itu berkontradiksi dengan kenyamanan. Bila Anda mau maju maka mesti meninggalkan kondisi yang ada alias mesti berubah.

Proses Perubahan

Proses perubahan itu dapat digambarkan seperti tampak di gambar. Pertama kali respon kita menghadapi perubahan adalah shock. Misalnya dengan pandemi Covid-19, kita merasa kaget kok banyak ya yang menjadi korban, apa itu sungguh terjadi bukan hoax. Kemudian kita masuk ke tahap denial alias menyangkal, “Ah, ngga mungkin saya kena virus corona. Itu cuma flu biasa kok.”. Sampai kita masuk dalam tahap frustrasi karena ternyata kondisi berdampak pada segala sektor hingga mungkin bisnis kita jadi sepi, atau bahkan kehilangan pekerjaan. Depresi melanda kita. Disini ada dua kemungkinan, bila kita berhasil melewati tahap ini kita akan bergerak naik dalam grafik perubahan tersebut. Atau kita tetap berada di dasar lembah meratapi diri dan menyalahkan keadaan, bahkan mungkin mengakhiri hidup dengan tragis.

Orang yang bisa move on dia akan mengeksplorasi dan melihat peluang yang ada dan mulai menerima kondisi ini menjadi a new normal. Misalnya belanja online, lebih rajin cuci tangan, menjaga kesehatan diri, bahkan meeting dan training pun dilakukan melalui webinar secara online. Akhirnya kita menjalani gaya kehidupan yang berubah ini menjadi kebiasaan baru. Demikianlah seterusnya kita akan masuk dalam siklus proses perubahan di atas ketika menghadapi perubahan baru lainnya.

“People have a choice”

Anda bisa berubah - Training Change Management Jimmy Sudirgo

Dalam perubahan orang itu mempunyai dua pilihan, mau atau tidak mau untuk berubah.

Mereka menerima change secara sukarela
Mereka menolak change alias resisten

Pilihan apa yang Anda buat?

Yakinlah bahwa ANDA dapat membuat sebuah perubahan!

Gunung Es Manajemen Perubahan

Change Management Iceberg - Pelatihan Manajemen Perubahan Jimmy Sudirgo

Perubahan itu ibaratnya seperti gunung es, banyak aspek yang tidak kelihatan namun sangat besar pengaruhnya. Contoh di atas permukaan adalah perubahan terkait infrastruktur misalnya menggunakan equipment (peralatan) atau sistem IT yang baru atau properti baru. Contoh lain di bawah itu seperti perubahan strategi, dan sistem. Dan semakin ke dalam misalnya perubahan terkait aspek perilaku dan aspek budaya yang meliputi nilai-nilai, keyakinan, norma dan iklim kerja yang ada.

Semakin ke dalam akan semakin sulit kemampuan orang untuk berubah dan kecepatan perubahannya dalam jangka panjang. Ya, coba bandingkan perubahan di infrastruktur dibandingkan perubahan di aspek budaya. Tentu saja perubahan di aspek seperti nilai-nilai dan iklim kerja lebih sulit dilakukan dan membutuhkan waktu yang lebih panjang.

8 Langkah Manajemen Perubahan

Trus, bagaimana kita mengelola manajemen perubahan secara sistematis?

Salah satu model manajemen perubahan yang komprehensif menurut saya adalah 8 Steps Model Change Management yang dikenalkan oleh Profesor John Kotters. Dimana kedelapan langkah itu dibagi menjadi tiga bagian besar yaitu:

Menciptakan iklim yang kondusif untuk perubahan
Mengikat dan memampukan seluruh insan dalam organisasi
Mengimplementasikan dan menjaga perubahan tetap lestari

Menciptakan iklim yang kondusif untuk perubahan, terdiri dari tiga langkah yakni: Meningkatkan urgensi perubahan, menyiapkan komite program perubahan dan menyusun visi serta strategi yang tepat.

Bagian kedua yakni mengikat dan memampukan seluruh insan dalam organisasi, terdiri dari tiga langkah pula yakni: mengkomunikasikan program perubahan, memberi cukup sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan rencana tindakan, dan menciptakan kemenangan-kemenangan jangka pendek sebagai quick win.

Bagian ketiga adalah mengimplementasikan dan menjaga perubahan tetap lestari. Terdiri dari dua langkah yaitu tidak berhenti mengumpulkan perubahan-perubahan yang diperlukan sekaligus mengevaluasi program yang telah dilaksanakan, dan langkah terakhir membuat perubahan menjadi lestari atau permanen.

Kedelapan langkah manajemen perubahan tersebut bila dijelaskan esensinya adalah sebagai berikut:

Increase Sense of Urgency

Langkah pertama disini adalah menyusun “cerita” mengapa kita membutuhkan program perubahan tersebut. Disini pentingnya story telling yang baik. Yang dimaksud story telling adalah teknik penyampaian informasi yang menarik dan dapat mengubah perasaan audiens.

Yang kita lakukan adalah menyusun “Change Story” -nya untuk meningkatkan urgensi bahwa semua pihak perlu mendukungnya karena sifatnya urgen. Apalagi bila cerita itu dikaitkan dengan resiko besar yang akan kita hadapi bersama bila kita tidak mau berubah.

Contohnya dalam situasi pandemi corona, bila kita tidak mau mengubah gaya hidup kita untuk lebih bersih dan menjaga kesehatan, kita dan anggota keluarga yang kita kasihi, beresiko tertular virus tersebut dan mungkin sampai meninggal. Apa kita mau? Karena ayo dukung program perubahan ini. Nah, seperti itu contoh sederhana “change story”-nya.

Build the Guiding Team

Pada langkah kedua ini, kita menyiapkan komite change program tersebut yang akan mengawal perubahan tersebut. Ditentukan siapa yang menjadi change sponsor dan change agent yang mewakili setiap bagian. Tujuannya disini untuk melibatkan setiap level organisasi untuk mendukung program perubahan yang disiapkan.

Tipsnya libatkan semua anggota top manajemen dan kepala divisi atau departemen sebagai anggota sponsor. Komitmen mereka menjadi elemen kunci keberhasilan program tersebut. Peranan change sponsor adalah menformulasikan arahan strategis yang dibutuhkan dalam program perubahan itu.

Kemudian pilih anggota change agent atau agen perubahan. Agent of change adalah mereka yang bertugas mempengaruhi target atau sasaran perubahan, supaya mereka ikut perubahan yang dikehendakinya. Kriteria menentukan anggota agen perubahan adalah orang-orang dengan perilaku terbaik, open mind, team player dan mempunyai pengaruh di bagiannya masing-masing.

Get the Right Vision and Strategy

Langkah ketiga adalah menyusun visi serta strategi perubahan yang tepat. Contohnya ada satu perusahaan yang mencanangkan “Transformation towards Growth”. Untuk mengambarkan visi dan arah strategi perusahaan ke depan yang hendak melakukan transformasi dalam bidang people, proses dan teknologi untuk menjawab tantangan di era VUCA.

Communicate for Buy-in

Mengkomunikasikan program perubahan adalah langkah keempat. Komunikasi disini sangat penting supaya orang yang menjadi sasaran perubahan memahami apa, mengapa dan bagaimana program perubahan itu dilakukan. Tujuannya untuk mendapatkan buy-in dari semua pihak. Arti istilah buy-in adalah menyetujui, mendukung dan ikut aktif terlibat dengan ide perubahan tersebut.

Contoh yang bisa kita lakukan misalnya melakukan sosialisasi atau kampanye program perubahan. Pada waktu komunikasi gunakan semua saluran komunikasi yang tersedia dalam organisasi tersebut. Mulai dari offline ataupun online. Mulai dari memasang poster, banner, membagikan flyer, brosur atau gimmick-gimmick yang mendukung, hingga mengadakan townhall atau mengundang orang-orang dalam sebuah pertemuan. Manfaatkan juga sarana komunikasi digital misalnya melalui intranet, email, serta sosial media yang tersedia.

Komunikasi ini sangat penting sekali. Karena itu dalam setiap pelatihan yang saya adakan, saya selalu mengatakan perlunya si Pemimpin mengembangkan Conversational Intelligence (C-IQ) dalam kepemimpinannya sehari-hari.

Apa itu Conversational Inteligence atau C-IQ ?

Topik ini pernah diulas dalam tulisan saya sebelumnya. Istilah ini pertama kali dikenalkan oleh Judith Glaser pada akhir 2013. Conversational Intelligence bersumber dari hasil riset dan terobosan terbaru dari ilmu neurosains, yaitu bidang ilmu yang mempelajari tentang otak dan bagaimana perilaku kita dari sudut pandang aktivitas yang terjadi di otak.

Majalah Inc., dari USA pada tahun 2016 pernah menobatkan C-IQ sebagai salah satu dari Top 5 tren Bbsnis terbesar yang berpengaruh dalam keunggulan bersaing di masa kini dan mendatang. Semenjak itu, semakin banyak orang di seluruh dunia yang mempelajarinya dan semakin banyak dimanfaatkan oleh berbagai perusahaan kelas dunia. Saya bersyukur dia awal 2017 silam mendapat kesempatan untuk belajar langsung dari guru saya Judith Glaser tersebut.

Dalam C-IQ kita belajar bahwa untuk membangun budaya kerja dengan kualitas yang kita inginkan, misalnya membawa orang-orang untuk mensukseskan program perubahan atau transformasi yang sedang Anda lakukan. Hal ini tergantung dari kualitas relasi atau hubungan dari orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut. Dan, kualitas relasi ini tergantung dari kualitas percakapan atau komunikasi yang terjadi sehari-hari diantara orang-orang yang ada.

Ibaratnya membangun rumah, Conversational Intelligence adalah pondasi kepemimpinan yang sangat penting. Semakin dalam dan kokoh pondasi ini, maka semakin efektif bangunan kepemimpinan di atasnya berdiri. Tanpa C-IQ, berbagai pelatihan kepemimpinan yang lain menjadi kurang efektif. C-IQ menyediakan tools dan strategi bagaimana kita bisa meningkatkan komunikasi yang lebih efektif, berdasarkan perkembangan terbaru dari ilmu neurosains

Empower Action

Langkah kelima adalah memberi sumber daya yang cukup untuk mengeksekusi rencana tindakan yang diperlukan. Contohnya budget, peralatan, otoritas dan sebagainya.

Mengenai budget prioritaskan untuk mendorong proses adopsi program perubahan dengan lebih baik. Misalnya untuk program komunikasi di atas, memberikan training skills atau pelatihan keterampilan yang akan dibutuhkan, termasuk training change management ini. Dan, bila perlu berikan pula insentif bila change program tersebut sukses dilakukan.

Create Short-term Wins

Langkah keenam adalah menciptakan kemenangan-kemenangan jangka pendek sebagai quick win. Penting untuk merayakan bersama kemenangan kecil ini. Kemenangan-kemenangan kecil akan menjadi modal untuk menambah semangat dan kepercayaan diri anggota komite yang terlibat dalam change management tersebut.

“Sukses-Sukses Kecil Merupakan Modal untuk Meraih Sukses yang Lebih Besar”

Don’t Let Up

Langkah ketujuh adalah consolidate gains dan produce more change. Artinya jangan berhenti atau mereda untuk mengumpulkan perubahan-perubahan yang diperlukan sekaligus mengevaluasi program yang telah dilaksanakan untuk menghasilkan perubahan yang lebih efektif lagi. Ini adalah bagian dari tahap mengimplementasikan dan melestarikan perubahan tersebut.

Terus lakukan dan kumpulkan outcome-outcome yang ada, dan menciptakan lebih banyak lagi perubahan sampai keseluruhan program telah tercapai dengan sukses.

"Lakukan monitor, review, refine atas program change yang dilakukan"

Make It Stick

Langkah terakhir adalah membuat perubahan menjadi lestari atau permanen. Disini bagaimana upaya kita membuat perubahan itu menjadi permanen dan budaya yang baru di organisasi.

Contoh yang bisa dilakukan di bagian ini misalnya dengan meng-install mekanisme formal dengan menambahkan KPI (Key Performance Indicator) kesuksesan program perubahan itu dalam performance appraisal setiap orang.

Peranan pemimpin sangat penting untuk menjadi role model yang walk the talk, memberikan support dan melaksanakan program perubahan itu sebagai aktifitas sehari-harinya.

“We are what we repeatedly do. Excellence then is not an act, but a habit.”

Edgar Schein, bapak Organization Culture, pernah mengatakan bahwa “Pemimpin-lah yang menentukan dan mencerminkan budaya suatu organisasi. Moral selalu mengalir dari atas.”