Dalam tulisan seri training OKR kali ini, saya ingin berbagi pertanyaan yang diajukan oleh satu satu teman yang berniat untuk mengimplementasikan OKR di perusahaannya. Semoga bermanfaat pula untuk Anda yang mungkin mempunyai pertanyaan serupa ya. Selamat menyimak:
1. Apa definisi dari OKR itu?
Apa itu OKR? OKR adalah singkatan Objectives dan Key Results. Yang berarti cara menentukan tujuan (goal-setting) dan apa tolak ukur (metrics) yang mengukur pencapaian tersebut. Saya mendefinisikan OKR sebagai metode sistematis yang digunakan untuk menentukan tujuan (goal-setting) dan cara mengukur pencapaian tujuan tersebut. OKR akan membantu memfokuskan prioritas kerja yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut, dan bagaimana ritual kegiatan yang dilakukan untuk memonitor eksekusi rencana tindakan tersebut (the execution habit).
John Doerr mempopulerkan penggunaan OKR sejak 1999 saat dia berinvestasi pada saham Google, yang kala itu masih startup dalam masa awal perkembangannya. Semenjak itu OKR digunakan oleh Google hingga kini. Larry Page, founder Google, pernah mengatakan bahwa OKR mempunyai andil membawa pertumbuhan bisnisnya puluhan kali lipat hingga kini. OKR membantunya untuk fokus pada hal terpenting yang menjadi prioritas Google.
Popularitas OKR di dunia makin meningkat semenjak buku John Doerr terbit di 2017. Ini masih konsep yang baru, apalagi di Indonesia. OKR adalah open source, karena itu tidak ada aturan yang baku, setiap orang bisa mengembangkan versinya sendiri. Minimal ada empat kehebatan OKR dalam penggunaannya di perusahaan. Yang saya suka dari OKR adalah konsep ini sederhana dan cukup agile sesuai dengan jaman yang disrupsi seperti sekarang ini.
2. Perubahan apa yang diperlukan ketika kita implementasi OKR? Ideal case-nya seperti apa ya?
Pandangan saya, kesuksesan implementasi OKR tergantung 2 hal :
1. Implementasi sistem OKR -nya sendiri (technical part)
2. Membangun budaya Conversational Intelligence-nya (people part).
Bagian 1 lebih teknis bagaimana langkah demi langkah menyusun OKR. Saya yakin dengan kita beri training OKR 1 hingga 2 hari sudah bisa menyusun sendiri. Apalagi kalau Anda sudah biasa menggunakan sistem KPI atau Balanced Scorecard di Perusahaan, akan lebih cepat.
Bagian 2 yang jauh lebih penting, adalah mengarap sisi manusia-nya. Disini membangun budaya leader as a coach, dengan melakukan komunikasi yang efektif, feedback dan memberi penghargaan. Yang membuat pendekatan saya unik dibanding yang lain, di aspek ini saya mengkombinasikan dengan konsep C-IQ (Conversational Intelligence) yang di populerkan oleh Judith Glaser dalam 5 tahun terakhir. Jadi dalam training-training saya selalu memasukan prinsip C-IQ dalam materi saya.
Jadi perubahan yang terpenting adalah perubahan mindset. Menyamakan frekuensi semua anggota tim pada Goal bersama yg ingin dicapai. Saya merasakan kekuatan OKR itu lebih dari sekedar penentuan tujuan dan cara pengukuran yang spesifik. Menurut pendapat saya, OKR lebih luas dari itu. OKR dapat membentuk mindset dalam ritual dan budaya kerja kita sehari-hari.
Bagian paling penting justru di bagian eksekusi dan monitoring OKR-nya. Menginstall sebuah sistem itu masih lebih gampang, dibanding eksekusinya. Ibaratnya ini seperti lari maraton, butuh stamina yang lebih.
“Ide itu mudah, eksekusi adalah segalanya. Dan butuh kerjasama tim yang hebat supaya sukses.” - John Doerr
Disinilah ritual komunikasi yang efektif yang dilakukan itu menjadi sangat penting. Disinilah sebenarnya proses coaching terhadap tim itu dilakukan. Pada akhirnya, kerjasama tim yang merasa sehati dan satu tujuan-lah yang lebih penting. Ada fondasi Trust atau kepercayaan antar anggota satu sama lain. Ada kualitas percakapan yang sehat dan setiap orang berani mengekspresikan pemikirannya secara bebas. Ada proses pemberian feedback yang membangun dan ada pula recognition (pengakuan atau penghargaan) yang tulus.
Semua aktifitas di atas tersebut tidak lain adalah membangun budaya Conversational Intelligence di organisasi kita. Dalam konsep Conversational Intelligence premis atau dasar pemikirannya adalah bahwa untuk membentuk budaya organisasi yang sukses itu ditentukan oleh kualitas hubungan yang ada di setiap anggota organisasi yang ada. Dan, kualitas hubungan itu dibangun dari kualitas percakapan yang terjadi sehari-hari diantara setiap orang yang ada di dalam organisasi tersebut.
Saya yakin dengan 2 pilar di atas (technical part dan people part) akan mewujudkan tujuan implementasi OKR lebih efektif, untuk membawa organisasi semakin dahsyat kinerjanya.
3. Apakah semua atau sebagian orang yang akan ter-impact dari implementasi OKR ?
Idealnya semua orang karena OKR untuk membentuk culture yang fokus pada Goal yang sama, yakni mencapai visi dan misi organisasi yang diinginkan. Bagaimana menginstall habit of execution seperti conversation, feedback dan recognition. Disini premis dari Conversatoinal Intelligence dapat memperkuat kualitas komunikasi, dan relasi yang ada sehingga culture yang penuh Trust itu dapat diwujudkan.
Namun, untuk pilot project Anda dapat memulainya pada 1 unit dulu kemudian di role out ke yang lain. Minimal 3-6 bulan pertama untuk trial and error. Tujuan akhirnya semua orang akan terimpact.
Butuh waktu untuk membangun budaya OKR. Google saja sudah menerapkan hampir 20 tahun dan terus dikembangkan hingga sekarang. Value terpenting disini adalah growth mindset, keinginan untuk terus-menerus belajar dan berkembang.
4. Apa yang perlu kita siapkan ketika kita mau implementasi OKR ?
No.1 yang paling penting buy in dari top management, karena pembentukan culture OKR harus selalu dimulai dari Top-Down. Mereka yang akan membentuk budaya yang berfokus pada Objective yang ingin dicapai, dan ada ritual rutin yang mesti dilakukan setiap minggunya untuk meningkatkan level C-IQ (Conversational Intelligence) melalui proses coaching, feedback dan pemberian penghargaan yang sesuai. Leader akan menjadi role model dalam hal ini.
Bila Anda belum dapat buy in, opsi yang bisa dilakukan bikin pilot project di 1 unit dulu dan dievaluasi hasilnya. Sambil terus melakukan upaya untuk mengkomunikasikan manfaat OKR. Bila masih belum ada buy in dari Bos Anda, ya saran terakhir saya Berdoalah :) Kalau niat Anda mulia, yakinlah kebaikan itu akan datang, tunggu waktu-Nya saja. Bila tidak di tempat ini, mungkin di tempat lain.
Sharing lebih lanjut dapat disimak di beberapa tulisan di blog saya ya.
Terima kasih semoga sedikit sharing di atas bermanfaat.