Resensi Buku:
MEASURE WHAT MATTERS : OKRs - The Simple Idea that Drives 10x Growth, John Doerr, Portfolio Penguin, 2018, 320 halaman
Anda ingin tahu rahasia di balik kesuksesan Google?
Larry Page, co-founder Google, menuliskan dalam kata pengantar buku Measure What Matters bahwa OKR mempunyai andil membawa pertumbuhan bisnisnya puluhan kali lipat hingga kini. OKR membantunya untuk fokus pada hal terpenting yang menjadi prioritas organisasi yang dipimpinnya.
Belakangan sistem manajemen ini semakin populer di seluruh dunia, semenjak terbitnya buku John Doerr di atas. Metode OKR telah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan teknologi dunia, bahkan beberapa perusahaan general industries di Indonesia pun juga mulai menggunakannya.
Jadi apa itu OKR? John Doerr melalui bukunya ini akan menjelaskan dan sekaligus memberikan banyak sekali contoh-contoh organisasi yang telah memanfaatkan OKR. Bila ingin tahu lebih jauh, silahkan simak terus resensi buku ini dan tulisan-tulisan saya yang lain tentang OKR ya.
Siapakah John Doerr itu
John Doerr adalah seorang pemodal ventura legendaris yang pada 2017 majalah Forbes menobatkannya sebagai “The 40th Richest in Tech”. Pada tahun yang sama itulah beliau pertama kali menerbitkan “Measure What Matters: OKRs - The Simple Idea that Drives 10x Growth”. Yang kemudian menjadi bestseller dan dicetak berulang kali.
Pada 1974 John Doerr bergabung dengan perusahaan Intel. Di Intel inilah untuk pertama kalinya beliau mengenal sistem OKR. Andy Grove, founder dan CEO Intel, telah menggunakan konsep OKR dalam sistem manajemennya. Kala itu namanya masih iMBO, yakni Intel Management By Objectives. Dari namanya kita bisa menebak bahwa konsep manajemen itu banyak dipengaruhi oleh pemikiran Peter Drucker, sang guru manajemen, dengan ajaran Management By Objectives-nya.
Tahun 1980 John Doerr pindah ke perusahaan modal ventura, Kleiner Perkins, perusahaan yang spesialisasinya berinvestasi pada perusahaan startup. Semenjak itulah John Doerr mendanai beberapa perusahaan startup teknologi yang kemudian menjadi sangat sukses di dunia. Beberapa contohnya seperti: Compaq, Netscape, Symantec, Sun Microsystems, drugstore.com, Amazon.com, Intuit, Macromedia, dan Google.
Berbekal pengalamannya menggunakan OKR ketika masih bekerja di Intel, kemudian John Doerr mengajarkan OKR sebagai sistem manajemen yang digunakan di berbagai perusahaan yang dia ikut investasi.
Siapa target pembaca buku ini
Seperti dalam pengantar saya di atas, bila Anda ingin belajar sistem manajemen apa dibalik rahasia kesuksesan Google dan beberapa perusahaan teknologi dunia lainnya, buku ini cocok untuk Anda. Buku ini juga ditujukan untuk organisasi yang mempunyai ambisi sangat tinggi, ingin bergerak super cepat dan menjadi yang paling unggul di bidangnya. Jadi buat Anda yang ingin memimpin anggota timnya lebih efektif lagi dan ingin menumbuhkan bisnisnya dengan akselerasi yang sangat cepat, maka buku ini juga cocok untuk Anda.
Buku Measure What Matters adalah tentang OKR (Objectives & Key Results), sebuah pendekatan yang revolusioner terhadap goal-setting framework untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat dalam lingkungan bisnis di era VUCA yang serba tidak pasti saat ini. OKR akan membantu organisasi Anda untuk menselaraskan seluruh anggota tim terhadap tujuan sukses bersama. Nah, ayo mari kita lihat bagaimana hal itu dapat kita peroleh ya.
Biasanya saya kalau membaca sebuah buku ingin mendapat esensinya. Karena itu dalam resensi buku ini akan saya kupas intisarinya saja, karena sebagian besar isi buku John Doerr ini lebih banyak bercerita tentang contoh-contoh organisasi yang telah memanfaatkan OKR. Bila Anda ingin tahu cerita-cerita tersebut, silahkan membeli bukunya ya… hehee.
Apa itu OKR
John Doerr menjelaskan Objectives & Key Results dimulai dengan memberikan contoh misi Google:
“Organise the world’s information and make it universally accessible and useful.”
Inilah misi awal Google ketika memulai dengan aplikasi mesin pencari-nya. Tidak mudah, mereka jatuh bangun dalam prosesnya, namun terus memonitor kemajuannya dan mengukur hal-hal yang paling penting. Ya, seperti yang dikatakan John Doerr yang saya rasa kita semua juga mengamininya bahwa
“Ideas are easy. Execution is everything” – John Doerr
OKR adalah kerangka penetapan sasaran (goal-setting) yang akan memastikan sebuah perusahaan memfokuskan usaha-usahanya pada hal terpenting yang sama dan selaras di seluruh organisasinya.
OKR terdiri dari Objectives dan Key Results. Objectives adalah WHAT-nya yakni apa sasaran yang hendak dicapai. Objectives adalah sesuatu yang signifikan, konkrit, dapat ditindak-lanjuti dan idealnya inspirasional pula. Key Results adalah tolak ukur untuk memonitor bagaimana kita tahu bila telah mencapai Objectives tersebut.
Jadi Objectives bagian kualitatif dan inspirasional. Sedangkan Key Results lebih membumi dan kuantitatif, apa ukurannya. Biasanya ada angka-angka (numerik) di bagian Key Results ini. Contohnya bisa angka yang menjadi tolak ukur pendapatan, pertumbuhan, jumlah pengguna, kualitas, safety, pangsa pasar atau customer engagement.
Sistem OKR yang baik tentunya menghubungkan antara sasaran yang hendak dicapai itu dengan visi misi organisasi secara umum, memberikan alignment yang jelas dan dapat dipahami oleh semua orang.
OKR yang pertama kali dibuat John Doerr saat di Intel, Objective-nya adalah : Mendemonstrasikan performa prosesor 8080 lebih baik dibandingkan Motorola 6800. Sementara Key Results-nya, yaitu: mendapatkan 5 bukti benchmark, membuat sebuah demo, membuat materi pelatihan penjualan untuk dipakai di lapangan, serta menghubungi 3 pelanggan dan membuktikan bahwa prosesornya bekerja dengan baik.
John Doerr mengetik OKR-nya dan menempelkannya di meja kerjanya. Jadi semua rekan kerjanya bisa membaca dan memahami apa targetnya tiga bulan ke depan. Dari cerita ini, kita bisa belajar bahwa sebuah goal atau target beserta ukurannya dibuat menjadi transparan sehingga semua orang bisa melihat dan mengerti. Inilah yang menjadi kehebatan OKR. Bagaimana membuat tim menjadi satu frekuensi, atau selaras satu sama lain.
Dari buku Measure What Matters ini kita bisa mengambil beberapa pelajaran penting tentang OKR yaitu:
Less is more OKR dibatasi antara 3 hingga 5 saja per siklusnya sehingga kita diharuskan memilih apa prioritas terpenting yang ingin dicapai.
Menyusun Goal Lebih bagus pula bottom-up untuk meningkatkan rasa engagement dari anggota tim yang ada. Setiap individu didorong untuk membuat OKR sebagian dari personal project mereka sendiri, tentu sambil berkonsultasi dengan manajernya ya.
Fleksibel Artinya ketika OKR yang dibuat tidak relevan lagi, terbuka kemungkinan untuk direvisi atau bahkan diganti. Apalagi dengan siklus kuartalan tentu akan lebih agile bila kita hendak mengantinya. Disini juga kita perlu sabar, karena setiap proses mungkin butuh trial and error. Bisa jadi dibutuhkan beberapa siklus kuartalan baru OKR-nya tercapai. Ini adalah bagian dari proses belajar.
Tidak apa-apa untuk gagal Apalagi dengan penetapan sasaran yang sangat inspirasional, memungkinkan tidak berhasil dicapai. Memang ini untuk mendorong perusahaan mencapai level yang belum pernah dicapai sebelumnya. Bahasanya Google itu moonshots. Jadi pencapaian 60-70% dari target sudah dipandang bagus. Namun catatan saya, jangan bingung dengan operational OKR. Kalau yang ini harus komitmen tercapai 100% ngga boleh ditawar. Contohnya OKR terkait safety, kan harus bulat sepenuhnya tidak ada kasus terkait korban jiwa kan, masak boleh kita toleransi ngga papa ada 1-2 orang yang meninggal. Disini tidak boleh ada toleransi. Berarti OKR ini harus 100%. Paham ya?
Berikut ini juga contoh OKR yang dikutip oleh John Doerr dari perusahaan Zume Pizza :
Objectives : Delight Customers
Key Results :
1. Net Promoter Score of 42 or better
2. Order Rating of 4.6 of 5.0 or better
3. 75% of Customers prefer Zume to Competitor in Blind Taste Test
Pentingnya OKR : Objective and Key Results
John Doerr menjelaskan dalam bukunya mengapa OKR bisa membawa pertumbuhan bisnis puluhan kali lipat seperti yang dirasakan oleh berbagai perusahaan yang telah dia investasi. Hal itu karena sistem ini mempunyai empat kelebihan utama atau superpowers yakni:
1. Focus & Commit to Priorities
Pada waktu kita menyusun OKR, selalu dimulai dengan pertanyaan “Apa hal paling penting untuk tiga bulan berikutnya bagi perusahaan/tim/individu untuk dilakukan?”
Perusahaan yang sukses adalah perusahaan yang mampu memfokuskan pada inisiatif-inisiatif yang benar-benar membuat dampak signifikan, dan menolak hal-hal yang tidak penting. Nah, OKR membantu perusahaan untuk fokus pada hal yang super penting, sehingga kita bisa mengerjakan hal-hal yang menjadi prioritas saja.
Karena itu ketika membuat OKR entah untuk perusahaan, departemen atau untuk individual jangan lebih dari 5 OKR. Ingat less is more. Kalau terlalu banyak namanya bukan fokus lagi ya kan. Dan, setiap 1 Objectives disarankan tidak lebih dari 5 Key Results juga. Tentu saja, setiap Key Results nantinya memiliki beberapa inisiatif atau rencana tindakan yang jelas.
Konsep OKR esensinya ingin membuat semua orang tahu sebenarnya apa yang menjadi fokus perusahaan atau unitnya dalam tiga bulan ke depan (atau enam / setahun ke depan, tergantung siklus yang kita pilih) sehingga semua insan bisa menyelaraskan pekerjaannya dengan prioritas tersebut. John Doerr sendiri menyarankan siklus OKR sebaiknya tiga bulanan supaya bisa mengikuti perubahan pasar yang sangat cepat.
Jadi OKR membantu prioritas pekerjaan menjadi semakin jelas, transparan dan bisa memberikan fokus yang dibutuhkan untuk mencapai sukses bersama yang diinginkan.
Benefit OKR yang pertama ini juga penting sekali buat para UKM atau startup. Biasanya founder dan pemilik bisnis Usaha Kecil & Menengah disini menjadi “superman” karena satu orang menangani berbagai fungsi jabatan, mulai urusan accounting, finance, administrasi, penjualan, operasional dan lain-lain yang akhirnya menguras energi dan waktu mereka. Nah, OKR dapat membantu mereka untuk fokus pada hal terpenting seperti pengembangan produk, strategi dan mengelola tim, alias akan memberikan gambaran besar yang terpenting buat bisnisnya. Sekaligus hal ini akan menghindari para founder ini melakukan micromanaging.
Arti micromanaging adalah gaya manajemen dimana Anda mengawasi sangat detil hasil kerja bawahan Anda, dan biasanya justru lupa pada hal terpenting dari peranan dan tanggung-jawab utama Anda sendiri.
OKR sekaligus berfungsi pula sebagai alat komunikasi yang terstruktur dari atas hingga ke level individual. Ingat dalam tulisan saya yang lain tentang Conversational Intelligence, bahwa kualitas komunikasi kita sehari-hari ini menjadi dasar yang sangat penting untuk membangun budaya kerja yang berkualitas seperti yang kita inginkan.
2. Align and Connect for Teamworks
Dalam perusahaan yang besar, bukan hal yang aneh bila kita sering menemui beberapa orang mengerjakan hal-hal yang sama sehingga mubazir karena tidak adanya alignment. Ada sebuah riset yang mengatakan bahwa penghalang utama antara strategi dan eksekusi adalah alignment itu sendiri.
Dengan Objectives yang transparan, OKR dapat menunjukan usaha yang mubazir tersebut sehingga lebih menghemat waktu dan biaya. Adanya transparansi dan keselarasan prioritas kerja ini, membuat tim yang di bawahnya hingga level individual bisa melihat prioritas atasannya hingga ke top level tertinggi.
Dengan transparansi OKR, kepercayaan terbentuk dan goal setiap orang mulai dari pucuk pimpinan ke bawah terbuka. Masing-masing orang bisa menghubungkan Objective mereka dengan Objective perusahaan, adanya saling ketergantungan dan 3C dalam tim. 3C adalah Communication, Coordination dan Collaboration. Rekan kerja bisa saling melihat siapa di organisasinya yang membutuhkan bantuan dan dukungan.
Terjadilah alignment dan sekaligus connection disini, yang sangat bagus untuk meningkatkan kualitas relasi antar anggota yang ada. Engagement pun akhirnya meningkat, dan terbentuklah budaya organisasi yang lebih baik.
Organisasi yang sehat akan mendorong sebagian penetapan sasaran juga muncul dari bottom-up. Masukan dari level bawah akan semakin meningkatkan rasa engagement dan inovasi. Sedangkan sebagian lainnya ditentukan oleh perusahaan secara top-down untuk memberikan visi jangka panjang dan arahan strategi ke depan. Dengan kata lain, perusahaan yang sehat akan menyeimbangkan antara faktor alignment, otonomi, visi bersama maupun kreatifitas.
3. Track for Accountability
OKR itu speak by data. Artinya OKR harus dapat ditelusuri, dan direvisi sesuai keadaan yang ada. Disini dibutuhkan update status secara rutin. Jadi hati-hati dengan kebiasaan yang sering terjadi di banyak perusahaan yakni sehabis disusun, hanya disimpan saja dokumennya di komputer, tidak pernah dilihat lagi.
OKR mendorong monitoring dan siapa yang bertanggung-jawab secara jelas. Key Results dalam OKR berisi data numerik atau kuantitatif yang mengukur pencapaian goal yang diinginkan dalam OKR. Proses tracking ini mengetahui apakah kinerja saat ini masih jauh dari target, cukup atau sudah baik sekali. Dalam OKR tercatat dengan jelas pula untuk inisiatif rencana tindakan tertentu siapa yang menjadi penanggung-jawabnya. Jadi disini tidak ada saling tuduh, karena semuanya terbuka dan transparan. Setiap insan memiliki tanggung-jawab atas apa yang harus dicapainya.
Akuntabilitas dapat dilakukan dengan proses monitoring yang rutin dengan evaluasi yang terus menerus. Semangatnya adalah continous improvement untuk mencapai goal yang diinginkan, bukan semangat untuk saling mencari kambing hitam apabila objectives tidak tercapai. Sekali lagi disini adalah soal membentuk budaya organisasi yang baik. Dan, inilah yang menjadi tugas utama seorang pemimpin. Membentuk budaya kerja yang sehat dan ada Trust disana.
Kegiatan monitoring update status ini oleh John Doerr dinamakan check-in. Kalau saya di kelas pelatihan OKR suka menamakannya dengan check-up, biar tidak memberikan konotasi yang lain ya hehee… Disarankan aktifitas ini dilakukan mingguan. Ini sangat penting ya! Saya jamin bila Anda disiplin saja melakukan kegiatan monitoring ini pasti ada peningkatan hasil yang akan Anda dapatkan.
4. Stretch for Amazing
OKR itu memotivasi kita untuk memberikan yang terbaik, bahkan idealnya yang inspirasional. Yang bisa bikin Wow! Istilah Google adalah moonshots, atau menembak rembulan. Maknanya adalah menetapkan sasaran luar biasa tinggi, yang kelihatannya sepintas tidak mungkin bisa dicapai. Namun ada keyakinan bahwa hal itu bisa dicapai walaupun sulit. Hal ini yang membuat tim mempunyai can do attitude dengan semangat yang tinggi untuk mengejarnya.
OKR memberikan target besar yang ambisius. Seperti contoh Google selalu mencoba mencapai 10x, apa yang bisa dicapai dengan 10 kali lipat dari apa yang umumnya bisa dilakukan. Pencapaian 0,7 dari 1,0 dalam scoring Key Results sudah dianggap Google sangat bagus itu. Pencapaian 0,3 pun sudah dianggap cukup. Malahan kalau mencapai skor sempurna 1,0 alias 100% dianggap salah OKR yang disusun. Karena dianggap mudah dicapai, terlalu gampang. Jadi pencapaian 60-70% sudah dianggap sukses.
Seperti yang saya jelaskan sebelumnya, disini ada OKR yang aspirasional seperti contoh di atas. Namun ada pula yang committed alias harus 100% tercapai. Tipe yang kedua ini biasanya adalah operasional OKR.
Pertanyaan untuk Anda para pemimpin adalah “Perusahaan seperti apa yang Anda kehendaki dalam masa yang akan datang?” Perusahaan yang biasa-biasa saja alias konservatif, atau perusahaan yang agile dan pembuat terobosan di industrinya? Kalau boleh saya meminjam istilah Professors W. Chan Kim dan Renée Mauborgne, perusahaan yang ada dalam Blue Ocean Strategy.
Saran saya disini, mulailah dengan stretching goal secara bertahap seiring dengan akumulasi pengalaman menggunakan OKR yang semakin bertambah. Semakin lama kita susun Key Results yang semakin akurat dan agresif bersamaan tingkat kematangan kita terhadap sistem OKR yang makin baik.
Continuous Performance Management dan OKR Culture
John Doerr dalam Measure What Matters mengatakan bahwa kita perlu meninggalkan sistem manajemen kinerja yang tradisional dan mulai mengadopsi yang beliau katakan Continuous Performance Management.
Pengertian Continuous Performance Management adalah sistem manajemen kinerja yang kontinu terus-menerus. Tidak hanya dilakukan enam bulan atau setahun sekali saja, seperti yang banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan dewasa ini. Dengan siklus OKR yang pendek, biasanya tiga bulanan, maka manajemen kinerja dapat dikelola lebih kontinu dan lebih agile sesuai dengan situasi di era VUCA saat ini.
Implementasi Continuous Performance Management oleh John Doerr menggunakan instrumen yang dinamakan CFR, yakni singkatan dari:
Conversation
Feedback
Recognition
CFR inilah yang melengkapi pembentukan budaya OKR yang efektif seperti yang kita mimpikan. Budaya ini yang menjadi medium tempat bertumbuhnya OKR.
Conversation
Komunikasi penting antara Manajer dan bawahannya pertama-tama tentang penetapan tujuan (goal setting). Disini tujuan terpenting adalah bagaimana menyelaraskan sebaik mungkin antara OKR individual bawahan tersebut dengan OKR organisasi di atasnya.
Setelah goal-setting, percakapan selanjutnya yang penting adalah update status yang kontinu. Bagaimana kemajuan OKR karyawan itu. Seperti dalam penjelasan sebelumnya, speak by data ya, jadi check-up selalu berbasis data. Bila ada permasalahan yang timbul, bisa segera diselesaikan bersama-sama.
Aktifitas komunikasi di atas sebenarnya adalah bagian dari keterampilan coaching. Coaching adalah sebuah percakapan terstruktur yang dapat membantu bawahan mencapai potensi mereka secara optimal. Bila kinerja anak buah jempolan, tentu akan mendukung kinerja Manajernya lebih efektif lagi.
Dalam proses coaching antara manajer dan bawahannya ini banyak benefit lain yang bisa didapatkan seperti misalnya mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan bawahan sehingga tahu area mana yang menjadi fokus skills yang perlu dikembangkan. Kekuatan si anak buah bisa menjadi modal untuk mengidentifikasikan peluang pengembangan karir berikutnya.
Aktifitas coaching conversation disini menjadi proses performance review secara informal. Manajer akan tahu apa pencapaian bawahan sejak pertemuan terakhirnya. Dan, bagusnya proses penilaian kinerja ini berlangsung secara kontinu. Jangan menunggu enam bulan atau setahun baru memberikan penilaian, nanti keburu lupa dan sudah terlambat.
“Trust is the foundation for leadership”
Dalam teori Conversational Intelligence kita belajar, bila kualitas komunikasi di atas dilakukan dengan baik maka akan semakin meningkatkan tingkat kepercayaan anak buah terhadap Manajernya. Komunikasi yang efektif tadi akan meningkatkan kualitas relasi yang ada. Pada akhirnya kualitas relasi ini akan meningkatkan budaya organisasi yang efektif.
Feedback
Feedback atau umpan balik adalah sarapan para juara. Demikian nasehat bijak dari Ken Blanchard. Tujuan feedback adalah untuk mendorong perilaku di masa mendatang yang efektif.
"Feedback is the breakfast of champions” – Ken Blanchard
Dari arti umpan balik ini yang terpenting adalah kata ‘masa mendatang’. Karena hal ini memfokuskan pada sesuatu yang Anda (dan mereka) masih dapat lakukan. Entah anak buah Anda efektif atau tidak efektif sebelumnya, tujuan sejati dari feedback adalah tetap sama, yakni Anda ingin perilaku mereka berikutnya menjadi efektif.
Anggota tim Anda tentu ingin segera menerima umpan balik atas kinerjanya, tidak menunggu hingga setahun kemudian kan. Mereka ingin mendiskusikan goal mereka secara rutin, saling berbagi dengan rekan-rekan yang lain dan mengikuti kemajuan baik kinerjanya maupun tim-nya.
Perlu kita ingat bersama, Ekspektasi yang jelas, ditambah monitor serta evaluasi kinerja secara berkala menjadi hal sangat penting.
Recognition
Dalam continuous performance management, pengakuan dan penghargaan sangat penting dilakukan juga ya. Mulai dari kemenangan-kemenangan kecil atau quick win, berikan penghargaan. Rayakan bersama seluruh anggota tim. Karena kemenangan kecil ini justru akan memupuk rasa percaya diri dan engagement tim, sekaligus menjadi modal untuk meraih kemenangan yang lebih besar.
Dan ini benar lho, dalam Conversational Intelligence saya belajar bahwa berdasarkan riset dalam ilmu neurosains bahwa dengan memberikan penghargaan atau pujian yang tulus, itu akan memicu hormon-hormon yang baik untuk kesehatan kita seperti dopamine, yang akan membuat orang feeling good, merasa bahagia dan makin bersemangat untuk meraih kemenangan yang lebih besar lagi.
Banyak cara untuk melakukan recognition di atas. Misalnya menfasilitasi penghargaan antar rekan kerja dalam satu tim, dan membagikan cerita keberhasilan dalam semua saluran media komunikasi yang ada di perusahaan. Kita bisa menghubungkan penghargaan dengan tujuan besar dan strategi perusahaan pula, misalnya upaya yang baik dalam customer service, sebuah pencapaian inovasi atau teamwork yang efektif, sampai keberhasilan cost saving misalnya.
“Recognition is the greatest motivator.” – Gerard C. Eakedale
Bila disimpulkan OKR itu ibaratnya seperti kendaraan yang menampung prioritas-prioritas terpenting yang akan dilakukan, dan CFR adalah bahan bakarnya yang akan memastikan kendaraan tadi berjalan menuju sasaran yang diinginkan. Sebuah goal tidak akan dapat dicapai, bila tidak ada budaya organisasi yang cocok. Budaya OKR yang efektif ini dibangun oleh aktifitas Continuous Performance Management yang harus dilakukan secara konsisten oleh para pemimpin organisasi tersebut.
Jadi sekarang Anda sudah tahu ya rahasia di balik kesuksesan Google. Semoga apa yang dikatakan oleh Larry Page bahwa OKR mempunyai andil membawa pertumbuhan bisnisnya puluhan kali lipat, juga dapat menjadi kenyataan bagi perusahaan kita semua. OKR dapat membawa perusahaan Anda menjadi semakin besar dan semakin menjadi berkat bagi banyak orang.