Tulisan ini adalah seri pelatihan OKR. Kali ini saya ingin berbagi bagaimana proses workshop dalam pelatihan OKR berlangsung. Contoh saya ambil dari kelas training Certified OKR Practitioner (CPOKR) yang sering saya bawakan. Contoh proses dalam pelatihan ini dapat pula diterapkan ketika Anda melakukan workshop OKR internal di area kerja Anda ya. Tujuannya tentu untuk mendapatkan hasil yang paling optimal sesuai tujuan pembelajaran yang diinginkan.
Persiapan paling penting yang perlu dilakukan di awal sebelum memulai training adalah mengkondisikan para peserta pelatihan untuk siap menerima pembelajaran yang ada. Mengapa penting? Karena kita tidak tahu apa motivasi peserta yang ikut training OKR ini. Mungkin mereka ‘dipaksa’ datang pelatihan OKR ini dan tidak tahu apa tujuan yang diharapkan dari mereka. Hal ini sering terjadi terutama bila saya menfasilitasi in-house training di sebuah perusahaan. Peserta seakan dalam kondisi ‘terpenjara’ sehingga ada resistensi dalam diri mereka untuk menerima materi pembelajaran. Penting sekali secara internal sebelum melaksanakan pelatihan, bahwa kita memilih peserta yang tepat dan memberikan briefing tujuan pembelajaran yang diharapkan dan mengapa mereka perlu ikut serta. Ketika seseorang mendapatkan gambaran manfaat dari sesuatu yang sedang mereka pelajari, tentu mereka akan mempunyai sikap yang berbeda.
Kondisi lain yang perlu diciptakan dalam kelas adalah suasana belajar yang fun (menyenangkan) dan ada partisipasi aktif dari seluruh peserta. Konsep gamification bisa kita manfaatkan disini supaya memberikan pengalaman pembelajaran yang terbaik. Ujung-ujungnya supaya materi OKR yang diberikan mudah diterima dan diserap dengan baik oleh peserta.
Hal penting lainnya adalah hadir dengan open mind (pikiran terbuka). Alvin Toffler, seorang futurist, pernah mengatakan bahwa dalam abad ke-21 ini orang yang buta aksara itu bukan orang yang tidak bisa membaca dan menulis, tapi orang yang tidak mampu untuk learn, unlearn dan relearn. Dalam kelas OKR saya sering mengatakan kepada para peserta untuk ‘mengosongkan gelas-mu’, sebuah metafora untuk membuka pikiran dan siap menerima materi OKR yang diberikan. Terlebih khusus, untuk peserta yang selama ini sudah bertahun-tahun terbiasa dengan sistem KPI (Key Performance Indicator) maupun BSC (Balanced Scorecard) dalam manajemen kinerja yang mereka gunakan di perusahaannya. Dengan unlearn terlebih dahulu sistem apapun yang kita pernah belajar, dan learnmateri OKR yang baru, kemudian relearn kembali dan melihat perpaduan yang paling sesuai dengan konteks organisasi beserta kondisi sosial budaya yang ada di perusahaan Anda, niscaya kita akan dapat mengikuti proses pelatihan OKR dengan baik.
Setelah peserta pelatihan siap untuk belajar secara mental dan emosi, barulah kita masuk ke materi OKR. Dimulai dengan pengenalan sekilas sejarah lahirnya OKR dan dasar pemikiran awal yang mempengaruhinya yakni buah pemikiran dari Peter Drucker, guru manajemen yang saya pribadi kagumi. Kemudian dilanjutkan dengan Why OKR? yakni mengapa sih OKR begitu populer dan semakin banyak digunakan oleh perusahaan di dunia belakangan ini. Disini kita membahas latar belakang lingkungan eksternal yang dihadapi oleh banyak organisasi dewasa ini, maupun tantangan dari dalam internal organisasi tersebut. Pemahaman ini penting untuk meletakkan alasan yang tepat mengapa kita hendak belajar OKR dan bagaimana OKR dapat membantu organisasi kita bertumbuh lebih pesat lagi.
Pembahasan apa itu OKR sesungguhnya merupakan fokus kita berikutnya. Kita belajar terminologi OKR sendiri dari pengertian Objectives dan Key Results hingga contoh-contoh OKR yang ada. Tentunya untuk meningkatkan pengalaman pembelajaran yang baik, maka peserta juga perlu terlibat secara aktif berlatih dan membuat OKR mereka sendiri. Diskusi antar peserta sangat didorong dalam pelatihan OKR ini, disamping untuk meningkatkan keaktifan peserta, juga demi semakin mengingat materi training yang diberikan.
Sesi selanjutnya kita mengupas semakin dalam dan detil bagaimana menyusun Objectives yang powerful dan bagaimana menyusun Key Results yang efektif. Diberikan tip-tip yang bisa digunakan ketika menyusun OKR, bahkan peserta akan diberikan pula OKR Guide Cards™, yakni toolpelatihan yang berisi ringkasan materi yang mudah dibawa dan digunakan oleh peserta. Pembahasan semakin dalam lagi dengan belajar arsitektur dan hirarki OKR dan bagaimana setting OKR yang baik dan efektif.
Setelah peserta mempunyai pondasi pemahaman OKR yang kuat, dilakukanlah workshop simulasi menyusun OKR di dalam kelas. Simulasi menggunakan studi kasus yang disediakan oleh fasilitator mengingat dalam kelas public peserta datang dari beragam industri. Tentu berbeda bila pelatihan dilakukan in-house maka studi kasus bisa menggunakan contoh riil kondisi di dalam perusahaan. Simulasi dan role play dilakukan dari awal pembentukan OKR di level korporat dan tiap peserta akan dibagi peran mereka masing-masing. Tujuan simulasi ini supaya peserta bisa merasakan bagaimana proses workshop OKR sesungguhnya berlangsung, sehingga ketika mereka kembali ke area kerjanya masing-masing mereka dapat melakukan hal serupa. Sesi simulasi ditutup dengan sharing apa hal utama yang peserta pelajari dan takeaway values dari proses workshop OKR yang telah dilakukan.
Berikutnya, kita akan belajar untuk membedakan OKR dengan KPI (Key Performance Indicator) maupun BSC (Balanced Scorecard). Dengan melihat perbedaan ini kita bisa mengambil kesimpulan apa kelebihan yang bisa kita ambil dari setiap sistem yang ada dan bagian mana yang paling efektif diterapkan untuk kondisi di organisasi atau perusahaan kita masing-masing. Disini kita juga akan berlatih mentransformasikan contoh KPI menjadi OKR supaya pemahaman peserta semakin baik.
Materi pelatihan OKR berikutnya adalah tentang proses alignment(penyelarasan) OKR. Proses penyelarasan dimulai dari arah strategi yang diputuskan oleh perusahaan, dan bagaimana OKR di level korporat ini diselaraskan dengan OKR di level departemen hingga level individual setiap karyawan. Ibaratnya kita sedang menciptakan konser musik yang harmoni di antara seluruh pihak yang ada di dalam organisasi tersebut supaya bersama-sama mencapai sasaran terpenting organisasi. Kita akan belajar kiat-kiat melakukan OKR alignment sesuai konteks jenis industri organisasi kita masing-masing. Jadi tidak bisa disamakan antara OKR alignment di startup yang biasanya berbasis inovasi, dengan perusahaan pada umumnya. Bahkan apabila OKR diterapkan di perusahaan yang sangat terstruktur seperti di pemerintahan atau BUMN tentu juga membutuhkan pendekatan yang berbeda sesuai kondisinya.
Selanjutnya pelatihan dilanjutkan dengan membahas Reporting OKR yakni bagaimana proses pelaporan dan monitoring yang digunakan dalam sistem OKR. Peserta akan diberikan contoh template form yang bisa digunakan dan dikembangkan sesuai kondisi masing-masing. Dalam proses check-up rutin monitoring dan update OKR disediakan pula contoh template check-up yang mudah digunakan dan sangat membantu.
Bagian terakhir pelatihan OKR adalah membangun budaya kerja OKR yang efektif. Mengapa ini penting? Karena tidak cukup Anda hanya belajar OKR sebagai tool atau sistem manajemen saja. Menerapkan OKR tidak menjamin akan membawa kesuksesan bagi Anda. Bagian terpenting justru disini, yakni membangun OKR culture yang efektif. Disini kita belajar bagaimana memanfaatkan konsep C-IQ (Conversational Intelligence) dalam change management yang dibutuhkan.
Dalam C-IQ kita belajar bahwa untuk mempunyai budaya kerja yang efektif, tergantung dari kualitas relasi atau hubungan setiap anggota tim yang ada, dan kualitas relasi ini sebenarnya tergantung kualitas percakapan atau komunikasi yang terjadi sehari-hari. Pondasi penting disini adalah trust (kepercayaan) dan komunikasi yang efektif. Kita akan belajar bagaimana C-IQ yang berbasis temuan ilmu neurosains terbaru, menjadi rahasia yang sebenarnya dibutuhkan untuk membangun budaya kerja OKR seperti yang kita harapkan.
Pada akhirnya setelah kita mengimplementasikan OKR, tentu semua berharap dapat mencapai pertumbuhan bisnis yang lebih dahsyat lagi. Dan kita bisa mengamini apa yang dikatakan oleh Larry Page, co-founder Google bahwa “OKR mempunyai andil membawa pertumbuhan bisnis Google puluhan kali lipat hingga kini”. Kalau Google saja bisa, maka kita juga harus bisa, kan?
Terakhir, untuk mengevaluasi hasil training OKR ini maka dilakukan post-test untuk mengukur tingkat pemahaman peserta sebelum dan setelah pelatihan diberikan. Pelatihan OKR ditutup dengan komitmen bersama seluruh peserta untuk menerapkan semua materi yang telah dipelajari demi menciptakan kondisi masa depan yang lebih baik.
“Jalani Hidup seakan Anda akan Meninggal Besok. Belajarlah seakan Anda akan Hidup Selamanya.”
Semoga sharing proses pelatihan OKR di atas bermanfaat untuk Anda semua ya.
#OKR #KPI #KeyPerformanceIndicator #ObjectivesKeyResults #pelatihanOKR #trainingOKR #sertifikasiOKR #BSC #BalancedScorecard #PerformanceManagement #ManajemenKinerja #JimmySudirgo